Функционал и возможности
Автоматизировать можно только то, что хорошо известно и понятно человеку.
Другими словами, то, что алгоритмизируемо.
Однако, человеку на предприятии нередко хочется получить какое-либо средство для решения той задачи, которую он сам решить не может.
Например, в торговле ему хочется знать - какой надо закупить товар и в каком количестве, чтобы он принес ему максимальную прибыль.
Или владельцу предприятия нужна такая программа, которая не позволит воровать его сотрудникам. Нередко он догадывается, что такой программы быть не может, но так хочется верить в чудо. И достаточно появиться каким-нибудь прохиндеям, которые пообещают ему это чудо и он готов поделиться с ними заработанным, чтобы потом щеголять в "новом платье". Да не оскудеет земля русская такими владельцами! Но наша программа не для них.
За 20 лет развития программы ЛокОФФИС мы исследовали опыт десятков торговых предприятий. По крупицам собирали реальные приемы торговой и учетной деятельности. Изучали бизнес-процессы в разных областях и выявляли какая информация требуется в каждой точке этих процессов.
Другими словами, то, что алгоритмизируемо.
Однако, человеку на предприятии нередко хочется получить какое-либо средство для решения той задачи, которую он сам решить не может.
Например, в торговле ему хочется знать - какой надо закупить товар и в каком количестве, чтобы он принес ему максимальную прибыль.
Или владельцу предприятия нужна такая программа, которая не позволит воровать его сотрудникам. Нередко он догадывается, что такой программы быть не может, но так хочется верить в чудо. И достаточно появиться каким-нибудь прохиндеям, которые пообещают ему это чудо и он готов поделиться с ними заработанным, чтобы потом щеголять в "новом платье". Да не оскудеет земля русская такими владельцами! Но наша программа не для них.
За 20 лет развития программы ЛокОФФИС мы исследовали опыт десятков торговых предприятий. По крупицам собирали реальные приемы торговой и учетной деятельности. Изучали бизнес-процессы в разных областях и выявляли какая информация требуется в каждой точке этих процессов.
Например.
Неопытный менеджер хочет отпустить товар по цене чуть выше последнего прихода. А в системе установлена учетная политика FIFO (ФИФО). Тогда при выписке накладной система выдает предупреждение "Внимание! Занижена отпускная цена". Это побудит аккуратного менеджера нажать кнопку "Дополнительная информация" и он увидит, что отпускаемый им товар будет списываться из партии, которая приходила по более высокой цене, чем он намеревался продать. И он исправит свою ошибку. Однако в системе можно установить настройку не на предупреждение, а на запрещение. Тогда система просто не позволит установить цену ниже минимальной.
Таких проверок в системе заложено сотни, но они не видны при беглом знакомстве. Поэтому простое перечисление реализованных функций не позволяет показать всю глубину и продуманность алгоритмов реализованных в ней.
В настоящее время практически все программы определенного уровня и охвата предметной области содержат весь необходимый набор прямых функций.
Прямые функции или алгоритмы это те, которые реализуют процесс формирования выходного документа: счета, накладной, договора, коммерческого предложения, платежного поручения, расходного ордера, акта, маршрутного листа и т.п.
Прямые функции или алгоритмы это те, которые реализуют процесс формирования выходного документа: счета, накладной, договора, коммерческого предложения, платежного поручения, расходного ордера, акта, маршрутного листа и т.п.
Например.
Если требуется создать накладную надо ввести:
1 - порядковый номер,
2 - дату,
3 - наименование клиента,
4 - номер договора или счета по которым отпускается товар,
5 - в какой валюте указаны цены в накладной,
6 - дату курса,
7 - фамилию менеджера,
8- основание для формирования накладной (Акт, ТТН и т.п.),
9 - дополнительный признак,
и т.п.
Эта, так называемая титульная, информация может вводиться вручную, но это долго и нудно, и к тому же велика вероятность ошибок. Поэтому все программы предлагают выбирать эти данные из каталогов или справочников.
Пока это прямой алгоритм.
Далее в накладной идет спецификация, то есть перечень тех товаров, которые мы хотим отпустить.
По очереди в тривиальном случае мы должны ввести:
10- номер позиции,
11 - код,
12 - наименование товара (или ТМЦ),
13 - единицу измерения,
14 - количество,
15 - цену,
16 - стоимость данной позиции.
Далее этот цикл повторяется кратно числу позиций.
17 - После завершения цикла надо посчитать итоги по каждой графе, общую стоимость и выделить НДС.
18 - Далее даем команду на печать и завершаем прямой алгоритм создания накладной (разумеется, подписав документ и поставив печать).
1 - порядковый номер,
2 - дату,
3 - наименование клиента,
4 - номер договора или счета по которым отпускается товар,
5 - в какой валюте указаны цены в накладной,
6 - дату курса,
7 - фамилию менеджера,
8- основание для формирования накладной (Акт, ТТН и т.п.),
9 - дополнительный признак,
и т.п.
Эта, так называемая титульная, информация может вводиться вручную, но это долго и нудно, и к тому же велика вероятность ошибок. Поэтому все программы предлагают выбирать эти данные из каталогов или справочников.
Пока это прямой алгоритм.
Далее в накладной идет спецификация, то есть перечень тех товаров, которые мы хотим отпустить.
По очереди в тривиальном случае мы должны ввести:
10- номер позиции,
11 - код,
12 - наименование товара (или ТМЦ),
13 - единицу измерения,
14 - количество,
15 - цену,
16 - стоимость данной позиции.
Далее этот цикл повторяется кратно числу позиций.
17 - После завершения цикла надо посчитать итоги по каждой графе, общую стоимость и выделить НДС.
18 - Далее даем команду на печать и завершаем прямой алгоритм создания накладной (разумеется, подписав документ и поставив печать).
По сути, это прямой алгоритм печати документа, но не БИЗНЕС-ПРОЦЕСС СОЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА.
Какие задачи решает человек в этом бизнес-процессе?
Для примера, опишем некоторые из задач.
1 - поставить номер накладной можно по порядку, а можно какой-либо конкретный, если выписывается накладная взамен удаленной или утраченной,
- можно дополнить порядковый номер накладной префиксом заказа или договора или суффиксом склада и т.п.
2 - можно поставить текущую дату или дату в будущем периоде, если отгрузка планируется на определенное число,
- простановка даты в прошедшем периоде порождает дополнительный процесс проверки остатков на складе на дату отпуска и контроль цен в соответствии с учетной политикой предприятия.
Для примера, опишем некоторые из задач.
1 - поставить номер накладной можно по порядку, а можно какой-либо конкретный, если выписывается накладная взамен удаленной или утраченной,
- можно дополнить порядковый номер накладной префиксом заказа или договора или суффиксом склада и т.п.
2 - можно поставить текущую дату или дату в будущем периоде, если отгрузка планируется на определенное число,
- простановка даты в прошедшем периоде порождает дополнительный процесс проверки остатков на складе на дату отпуска и контроль цен в соответствии с учетной политикой предприятия.
3 – наименование клиента это, пожалуй, самый стабильный параметр.
4 –договор обычно заключается с тем клиентом, которому поставляется товар, но он может быть не один и для данной накладной должен быть выбран соответствующий договор для последующей привязки отгрузки.
А кто ж его знает, который соответствующий?
В системе ЛокОФФИС при позиционировании в поле «Договор» система показывает перечень договоров с данным клиентом не закрытых по отгрузке. Менеджер выбирает договор из списка и заполняет остальные поля титульной части информацией из договора. По желанию менеджера система заполнит поля спецификации информацией из договора в части неисполненной отгрузки. Разумеется все поля накладной можно корректировать.
5 – в этом поле может быть указана национальная валюта или валюта, в которой ведется внутренний учет, при этом накладная будет распечатана с ценами в национальной валюте с указанием даты курса.
6 – дата курса может быть установлена на момент отгрузки, оплаты, договора или иная.
7 – фамилия менеджера имеет значение! Иногда по этому признаку определяется бонус менеджеру и его начальникам. Иногда помогает определить на кого возложить штраф за неправильную отгрузку. Иногда помогает найти расхитителя собственности. В любом случае это параметр ответственности.
В системе ЛокОФФИС этот признак проставляется автоматически при входе сотрудника в систему.
8 – Основанием для создания накладной может служить другой документ порожденный в другой системе или на другом предприятии, который должен быть связан с данной накладной в последующем учете.
9 – дополнительный признак может «подкрасить» накладную для выборки при последующем анализе.
10 – номер позиции однозначно порядковый и не порождает дополнительных задач. Однако, соответствие номера позиции определенному наименованию товара зависит от выбранной сортировки в спецификации.
В системе ЛокОФФИС в спецификациях может использоваться сортировка:
- по коду товара,
- по наименованию,
- по группе товаров и наименованию,
- по характеристике товара,
- в порядке ввода товаров,
- по месту хранения.
11 - код товара берется из его описания, но в настройке должен быть выбран конкретный код, которых у товара может быть несколько.
12 – перечень наименований товаров можно добавлять разными способами помимо ручного ввода.
В системе ЛокОФФИС имеется несколько способов автоматизированного ввода перечня товаров:
- если заполнено поле «Договор», система предложит перенести перечень из его спецификации с учетом уже отпущенного товара по этому договору,
- выбором из каталога товаров,
- добавлением по коду товара,
- добавлением товаров имеющих конкретную характеристику,
- добавлением товаров, оформленных в комплект,
- копированием перечня товаров из других документов,
- добавлением товаров с одновременным вводом количества,
- считыванием перечня товаров с терминала сбора данных,
- добавлением новых партий того же товара.
13 – единица измерения, в частности, может быть штука, а может быть некоторая упаковка этих штук и, при этом, не одна. К тому же в электронном документе может быть удобна единица измерения «штука», а на печать удобно выводить документ в упаковках, да еще разного уровня – пачка – коробка – паллета. Все эти условия должен сформировать менеджер, то есть создать алгоритм, который потом исполнит система.
14 – количество, конечно, надо поставить которое требуется. Но иногда может возникнуть вопрос, а есть ли требуемое количество на складе? Если есть, то не зарезервировал ли кто-нибудь какую-то его часть? Можно, конечно, позвонить, узнать, предупредить, чтобы оставили. Или выписать наобум. Если не хватит, то исправим накладную. Так тоже можно. Чаще всего так и делается. Но…
В системе ЛокОФФИС в режиме подготовки накладной (и не только накладной) имеется «Окно контроля», в котором система показывает, каков остаток на складе данного товара в данную секунду, сколько товара зарезервировано и сколько свободно к продаже.
15 – цена – один из самых неоднозначных параметров в торговле. Если накладная выписывается клиенту, с которым заключен долговременный договор о поставках товара по согласованным ценам, то цену в накладную надо ставить в соответствии с договором. Если это розничный покупатель, то цена для него установлена в карточке описания товара. Если оптовый, то в карточке определена базовая цена для оптовых покупателей. Однако, оптовые покупатели все разные. И объем закупок у всех разный. А бывают и очень привлекательные покупатели, которым невозможно не дать особую скидку. Но может подойти и понятливый оптовик, который попросит сделать вид, что добился скидки. Как ему отказать! Себе не в убыток, а человеку приятно будет. Так что ЦЕНА – понятие творческое. На этом параметре вся торговля построена. СКИДКА – царица торгового процесса. Вот только меру знать надо! Давал один торговец скидки разные и многообразные, а все для того, чтобы победить своего конкурента: выдавить его скидками с рынка. Весь год понижал цены, а на следующий разорился. И все в толк взять не мог, почему это произошло? Ведь никогда ниже «закупки» не опускался! А не знал он того, что существуют такие понятия как учетная политика и себестоимость! И что к «закупке» следовало бы хвостик прибавить.
В системе ЛокОФФИС предусмотрено практически исчерпывающее многообразие скидок от базовой оптовой цены. Можно установить автоматически действующие скидки от объема закупки, параметры которой устанавливает сам пользователь. Можно установить скидку на конкретный товар, можно ввести накопительные скидки, можно установить скидку на группу товаров, а можно привязать скидку к конкретным клиентам на конкретные товары или группы товаров. А также существует понятие групп цен, которых может быть 32. То есть на определенные товары или группы товаров можно установить 32 разных цены, после чего клиентов привязывать к определенной ценовой группе. Тогда при подготовке накладной, или счета, или заказа для данного клиента все цены будут установлены в соответствии с той группой, к которой он приписан, без возможности их изменения оператором.
По сути, на этом творческие этапы подготовки документа заканчиваются. Вычисление стоимости в строке и стоимости документа с выделением налогов – это техническая процедура, хотя и здесь иногда возможны варианты. Когда весь товар номинирован в валюте, а итоговый документ в рублях, то бывает необходимо посмотреть в одной, другой валюте и напечатать в рублях. Да и печать не самый однозначный процесс, потому что один и тот же документ может быть распечатан в разных печатных формах.
Как все непросто в этом мире!
